REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
COLEGIO UNIVERSITARIO FRANCISCO
DE MIRANDA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN
ADMINISTRACION
PRIMER TRAYECTO
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
TRIMESTRE I
FACILITADOR: LUIS SILVA
FACILITADOR: LUIS SILVA
MATERIAL DE
APOYO I
Administración
Introducción
El mundo de hoy es una sociedad
compuesta de organizaciones. Todas las actividades orientadas a la producción
de bienes (productos) o la prestación de servicios (actividades especializadas)
son planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas dentro de organizaciones.
Todas las organizaciones están constituidas por personas y por recursos no
humanos y administrar dichos recursos ha sido desde
siempre una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organización
humana.
La
administración es la conducción racional de las actividades de una
organización, con o sin ánimo de lucro e implica la planeación, la dirección y
el control de todas las actividades. Por lo tanto, la administración es
imprescindible para la existencia, supervivencia y éxito de las organizaciones.
En la administración las
situaciones son muy diversificadas. No existen dos organizaciones iguales, así como no existen dos personas idénticas.
Cada una tiene sus objetivos, su campo de actividad, sus directivos y su
personal, sus problemas internos y externos, su mercado, su situación
financiera, su tecnología, sus recursos básicos, su ideología, su política de
negocios y un sin número de otros factores que la diferencian de las demás.
Esta monografía tiene como
objeto realizar un análisis exhaustivo pero a la vez práctico y útil para
nuestra formación profesional acerca de las diferentes teorías administrativas
propuestas desde los precursores hasta nuestros días.
El propio contenido de estudio
de la administración varía enormemente según la teoría o escuela considerada.
Normalmente cada autor o estudioso de la administración tiende a abordar las
variables y los asuntos característicos de la orientación teórica de su escuela
o doctrina.
La teoría general de la
administración comenzó con lo que denominaremos énfasis en las tareas, según la
administración científica de Taylor. Posteriormente la preocupación básica fue
el énfasis en la estructura, con la teoría clásica de Fayol y con la teoría de la Burocracia de Webber;
luego apareció la teoría estructuralista. La reacción humanística surgió con el
énfasis en las personas, a través de la teoría de las relaciones humanas
ampliada mas tarde por la teoría
psicológica, teoría sociológica y por la teoría de la organización. El énfasis
en el ambiente surgió con la teoría de sistemas. Cada una de esas cuatro
variables: tareas, estructura, personas y ambientes; originó en su momento una
teoría administrativa diferente y marco un avance gradual en el desarrollo de
la teoría general de la administración.
A continuación
examinaremos los avances graduales de
la teoría general de la administración
buscando demostrar su efecto acumulativo, con el fin de comprender las
distintas teorías, así como sus diferentes contribuciones y enfoques. Cada
teoría administrativa surgió como una respuesta a los problemas empresariales
más relevantes de su época. Todas las teorías
administrativas son aplicables dependiendo de la situación que se nos
presente, ya que hay industrias o lugares que aun se encuentran en las primeras
fases del proceso evolutivo de lo que hoy denominamos administración. El
administrador necesita conocerlas bien para tener a su disposición un abanico
de alternativas interesantes para cada situación
Antecedentes Históricos de la Teoría Administrativa
La
Administración
existe desde el momento en que el hombre debió satisfacer sus necesidades para
lo cual debió administrar los recursos para subsistir. Es por ello que los
antecedentes históricos de la administración son infinitos y existen desde que
el hombre es hombre.
La primera definición de administración fue elaborada en 5000 a.C. por los sumerios
quienes fueron además la primera civilización conocida que registró las
operaciones comerciales. Dos mil cuatrocientos años más tarde, los egipcios
fueron pioneros en lo que respecta a descentralización del mando y las
actividades.
El primer concepto reconocido de organización fue elaborado por los
hebreos cerca de 1491 A.C.,
mientras que Nabuconodosor, rey del imperio babilónico, fue el primero en
incentivar a sus subordinados (principalmente militares y campesinos) mediante
el salario.
En el imperio japonés, el comandante Sun Tzu (primer autor de
estrategia militar de la historia) reconoció en su obra “El Arte de la Guerra” la necesidad de
planear, dirigir y controlar, lo cual es una premisa muy importante hasta
nuestros días. Por otra parte; el militar, historiador y filósofo griego
Jenofonte desarrolló la idea de que la administración es un arte separado.
Aproximadamente en 400 a.C.,
Ciro “el grande de Persia” reconoció la necesidad de las relaciones humanas y
el estudio de los materiales para hacer más eficiente el trabajo.
El método de la partida doble de la administración contable fue creado
en 1340 por L. Pacioli mientras que los hermanos Soranzo iniciaron el uso del
libro diario y mayor. Años más tarde, en 1776, el “padre de la economía” Adam
Smith transmitió a los trabajadores manufactureros el principio de
especialización y control para poner en práctica lo que otros sólo habían
desarrollado teóricamente. Por su parte Robert Owen esbozó la necesidad de
prácticas (relaciones de personal reconocido y aplicado) además de capacitar al
personal y brindarles mejores condiciones de trabajo a los obreros.[1]
Todos estos antecedentes sumados a una enormidad de experiencias y
postulados formulamos con anterioridad fueron la base de la que partieron los
pensadores clásicos de la
Administración para desarrollar su trabajo.
Síntesis De La Evolución De Las Ideas en Administración |
||||||||
Dimensión
Formal
|
Escuela de la
|
Neoclásicos
|
Industriales
|
Teoría
|
Teoría
|
Teoría
|
||
Administración
|
De la
|
de la
|
de los
|
|||||
Científica
|
Maynard
|
Burocracia
|
Organización
|
Sistemas
|
||||
Taylor
|
Barnes
|
Webber
|
March y Simon
|
Ludwing von
|
||||
Gantt
|
Alford-Bangs
|
Barnard
|
Bertalanffy y
|
|||||
Frank y Lillian Gilbreth
|
Cyert
|
Rapoport
|
||||||
Escuela de la
|
Neoclásicos
|
|||||||
Administración
|
Administrativos
|
|||||||
Industrial
|
Mooney-Riley
|
|||||||
y General
|
Gulick-Urwick
|
|||||||
Koontz-O´Donell
|
||||||||
Fayol
|
Newman
|
|||||||
Barnard
|
||||||||
Dimensión
Informal
|
Escuela
|
Boulding
|
||||||
Escuela
|
Sociológica
|
Estructuralismo
|
Johnson
|
|||||
de las
|
Lewin
|
Kast
|
||||||
Relaciones
|
Coch y French
|
Merton
|
Rosensweig
|
|||||
Humanas
|
Friedman
|
Selznick
|
Timms
|
|||||
Lippit y White Babelas
|
Forrester
|
|||||||
Mayo
|
Escuela
|
Escuela
|
Escuela
|
|||||
Roethlisberger
|
Psicológica
|
Psicológica
|
Psicológica
|
|||||
Homan
|
Maslow
|
Argyris
|
||||||
Brown
|
Mac Gregor
|
Herztberg Zaleznick
|
||||||
1880
|
1925
|
1939
|
1946
|
1950
|
1960
|
|||
Fuente:
Avalos Mujica, Fernando, Introducción a la Administración,
Córdoba, UCC, 2002
1. Taylor
y la Escuela
de la
Administración Científica
1.1 Principales Aportes
Reconocido como padre
de la Administración
científica, su principal interés fue la elevación de la productividad mediante
una mayor eficiencia en la producción y salarios más altos para los
trabajadores. Para lograrlo, inició un estudio cronometrado de tiempos y
movimientos, descomponiendo analíticamente el trabajo de los operarios con el
fin de lograr el mayor rendimiento con el menor esfuerzo.
Comprobó que el obrero
medio producía mucho menos de lo que era potencialmente capaz. Concluyó que el
obrero más dispuesto percibía que al final terminaba percibiendo la misma
remuneración que su colega menos productivo, terminando perdiendo el interés y
dejando de producir según su capacidad. De ahí la necesidad de crear
condiciones favorables a pagarle más a los obreros más productivos. Para
motivar al personal, introdujo el sistema de incentivos de trabajo diferencial,
que consistía en crear dos tipos de tarifas. Ejemplo si un trabajador obtiene
una producción estándar se le paga una primera tarifa, independientemente de su
salario normal. Si este mismo trabajador rebasa el estándar se le remunera con
una segunda tarifa y esta es mucho mayor que la primera.
Taylor pudo brindar una
solución integral a los problemas de la industria de ese entonces que eran el
derroche de materiales y el despilfarro de tiempo de trabajo. Postuló que para
aplicar la administración científica era necesaria una revolución mental, tanto
en la mente del trabajador como en la de la gerencia misma, que comprende los
siguientes aspectos.
a.
En
lugar de que ambas partes estén en pugna por la división del superávit, deben
unirse para aumentar esté.
b.
Para
efectuar cada tarea debe utilizarse el método científico a través de la
experimentación y de la observación, lo que incrementa la eficiencia.
c.
Los
incentivos promueven el interés del trabajador y la productividad.
d.
La
estandarización de los métodos y condiciones de trabajo es indispensable para
realizar el trabajo (establecimiento de estándares).
e.
Es
necesario diferenciar las funciones del supervisor de las del trabajador.
Experiencias
Para comprender mejor a Taylor en acción, reproducimos el relato que
Stoner, Freeman y Gilbert hicieron acerca de la experiencia de Taylor en la Simons Rolling
Machine Company:
"En 1893 Taylor decidió que podía poner
en práctica sus ideas dando consultorías en administración como ingeniero
privado. Pronto logró mejoramientos impresionantes en productividad con un
cliente, la Simonds
Rolling Machine Company. En una operación, la compañía
utilizaba 120 mujeres para inspeccionar los cojinetes de municiones de las
bicicletas. El trabajo era tedioso, las horas transcurrían lentamente y al
parecer no era posible introducir mejoras. Taylor probó lo contrario. En primer
lugar, estudió y cronometró los tiempos de las mejores trabajadoras. Enseñó al
resto los métodos de sus compañeras de trabajo más eficientes y transfirió o
despidió a las que daban el rendimiento mas bajo.
Él disminuyó la jornada de trabajo de 10 a 8 horas, e introdujo
períodos de descanso, el sistema de salarios diferenciales y otras mejoras. Los
resultados fueron impresionantes: 35 inspectoras hacían el trabajo
anteriormente hecho por 120; mejoró la precisión en dos terceras partes del
trabajo; los salarios aumentaron entre el 80 y el 100 por ciento, y se elevó la
moral de las trabajadoras." [2]
En los años
posteriores inicia tareas como asesor de otras compañías. En la Bethlehem Steel
Company, realiza una clásica experiencia del "transporte de lingotes de
hierro" que nos enseña como Taylor encara y resuelve la mejora de la
productividad de las operaciones.
En la misma compañía
encara otro estudio del método de trabajo cuando analiza a una serie de mineros
que paleaban carbón dentro de un horno.
En este caso actuó
mejorando el diseño de la pala, la que por su peso y forma perjudicaba la
eficiencia de la operación, ya que producía cansancio al manejarla por los
operarios.
Teoría
Taylor fundamento su
filosofía en cuatro principios básicos. Se observará que estos preceptos no se
encuentran muy alejados de las creencias fundamentales del moderno
administrador. Es cierto que algunas de las técnicas de Taylor y sus colegas y
seguidores se desarrollaron con el fin de poner en práctica su filosofía y
principios que tienen ciertos aspectos mecanicistas.
1.
Principio de planeación: sustituir el criterio individual de obrero,
la improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en
procedimientos científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia mediante la
planeación del método.
2.
Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores
de acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más
y mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación de la
fuerza laboral. Se debe preparar también las máquinas y los equipos de
producción, así como la distribución física y la disposición racional de las
herramientas y los materiales.
3.
Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecute
de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia
tiene que cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor
posible.
4.
Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones
y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.
Su famoso libro, titulado The
Principles of Scientific Management, se publicó en 1911. En él planteaba que
las reglas prácticas debían sustituirse por preceptos científicos, que era
necesario obtener armonía y cooperación en la acción grupal; obtener la
producción máxima y desarrollar plenamente la capacidad de todos los
trabajadores; para su prosperidad y la de la compañía.
La Administración como Ciencia: para Taylor, la organización
y la administración deben estudiarse y tratarse científica y no empíricamente.
Taylor quería elaborar una
ciencia de la administración para lo cual abordó de manera sistemática el estudio de la organización, lo cual fue su mayor
contribución.
Para esto estableció los
elementos de aplicación de la administración científica:
v Estudio de tiempos
y estándares de producción.
v Supervisión
funcional.
v Estandarización de
herramientas e instrumentos.
v Planeación de
tareas.
v El principio de
excepción.
v Utilización de la
regla de cálculo y de instrumentos destinados a economizar tiempo.
v Guías de
instrucciones de servicio.
v La idea de tarea, asociada a incentivos de producción
por su ejecución eficiente.
v La clasificación de
productos y del material utilizado en la manufactura.
v Diseño de la rutina
de trabajo.
La
Organización Racional del
Trabajo:
Cada obrero tenía diferentes
maneras y métodos de hacer la misma
tarea y una gran variedad de
instrumentos y herramientas. Mediante un análisis científico y un estudio de
tiempos y movimientos se debe elegir el método más rápido y la herramienta más
eficiente y no dejarlo a criterio personal de cada obrero.
Se dividen las
responsabilidades, quedando a cargo de la administración el planeamiento y la supervisión
y a cargo del obrero la ejecución del trabajo.
Los principales aspectos de
este tipo de organización son:
a) Análisis del trabajo y
estudio de tiempos y movimientos: observando metódica y pacientemente la
ejecución de cada operación a cargo de los obreros, Taylor descompuso cada
tarea y cada operación de la misma en una serie ordenada de movimientos más
simples. Los movimientos inútiles eran eliminados, mientras que los útiles eran
simplificados, racionalizados o fusionados con otros movimientos, para
economizar tiempo y esfuerzo al obrero.
Los objetivos de Taylor eran
los siguientes:
1. eliminación de todo
desperdicio de esfuerzo humano.
2. adaptación de los
obreros a la propia tarea.
3. mayor
especialización en las actividades.
4. establecimiento de
normas bien detalladas de comportamiento en el trabajo.
b) Estudio de la fatiga
humana: según estudios estadísticos sobre los efectos de la fatiga Gilbreth
verifico que esta producía disminución de la productividad, perdida de tiempo,
enfermedades, accidentes, aumento de la rotación de las personas y disminución
de la capacidad de esfuerzo.
La administración científica
pretendía racionalizar todos los movimientos, eliminando todos aquellos que
producen fatiga, la cual reduce la eficiencia, y que están o no directamente
relacionados con la tarea que el trabajador ejecuta.
c) División del trabajo y
especialización del obrero: una de las consecuencias del estudio de tiempos y
movimientos fue la división del trabajo, el cual puede ejecutarse mejor y de
manera más económica mediante la subdivisión de tareas, y la especialización
del obrero, con la cual cada obrero pasa a ser especializado en la ejecución de
una única tarea.
El obrero pasó a ejecutar
automática y repetitivamente una operación o tarea manual, simple y
estandarizada, durante toda su jornada, perdiendo así su libertad e iniciativa
para establecer su manera de trabajar.
d) Diseño de cargos y tareas:
cargo es el conjunto de tareas ejecutadas de manera cíclica o repetitiva.
Diseñar un cargo es especificar su contenido, los métodos de ejecutar las
tareas y las relaciones con los demás cargos existentes. El diseño de los
cargos apuntaba a simplificar a los mismos con el fin de obtener la máxima
especialización. La simplificación en el diseño de los cargos manuales permite
además admitir empleados con calificación mínima y salarios menores y
minimización de los costos de entrenamiento, reduciendo los gastos. También
reduce la posibilidad de errores en la producción, facilita la supervisión y
aumenta la eficiencia del trabajador.
e) Incentivo salarial y
premios por producción: para alcanzar la colaboración del obrero, Taylor y sus
seguidores desarrollaron los planes de incentivos salariales y de premios por
producción. La idea fundamental era estimular al obrero remunerándolo en base a
su producción: el obrero que produjese poco ganaría poco, y el que produjese
mucho ganaría en proporción a su producción. En consecuencia esta forma de
estímulo buscaba que los obreros trabajasen de acuerdo con el tiempo estándar
o, en lo posible, lo sobrepasasen.
Taylor buscaba conciliar los
intereses de la empresa en obtener un costo de producción cada vez más
reducido, y consecuentemente, mayor productividad y mayor rendimiento, con el
interés de los obreros en obtener salarios mas elevados.
f) Concepto de homo
economicus: todas las personas se encuentran influenciadas por las recompensas
salariales, económicas y materiales. Por miedo al hambre y por la necesidad de
dinero para vivir el hombre es motivado a trabajar; es por esto que las recompensas salariales y
los premios por producción influyen profundamente en los esfuerzos individuales
en el trabajo.
g) Condiciones de trabajo:
Taylor y sus seguidores comprobaron que la eficiencia depende tanto del método
de trabajo y del incentivo salarial como de un conjunto de condiciones que
garanticen el bienestar físico del trabajador y disminuyan la fatiga. Algunas
condiciones que preocuparon a los ingenieros de la administración científica
fueron la adecuación de instrumentos y herramientas de trabajo para minimizar
el esfuerzo y la perdida de tiempo, distribución física de las maquinas y
equipos para racionalizar el flujo de la producción, el mejoramiento del
ambiente físico (ventilación, iluminación, etc.) y la provisión de los
instrumentos y equipos necesarios para cargos específicos.
Estas características se
tenían en cuenta no porque las personas lo merecieran sino porque eran
esenciales para la obtención de la eficiencia del trabajador.
h) Estandarización: la
organización racional del trabajo se preocupo de la estandarización de los
métodos y procesos de trabajo, de las maquinas y equipos, herramientas e
instrumentos de trabajo, materias primas y componentes con el fin de reducir la
variabilidad y la diversidad en el proceso productivo y, por consiguiente,
eliminar el desperdicio y aumentar la eficiencia.
Un estándar o patrón es una
unidad de medida adoptada y aceptada comúnmente como criterio.
i) Supervisión funcional: una
vez planteada la especialización del obrero esta debe estar acompañada por la
especialización del supervisor, esto será llamado por Taylor supervisión funcional que es
justamente la existencia de diversos supervisores, especializados cada uno en
un área determinada y con una autoridad funcional, es decir, relativa solamente
a su especialidad, sobre los mismos subordinados.
Limitaciones de su teoría
Los métodos aplicados por Taylor produjeron un notable aumento de la
productividad y mejores sueldos en numerosos casos, sin embargo “los
trabajadores y los sindicatos empezaron a oponerse a este enfoque, por temor al
hecho de que trabajar más y a mayor velocidad agotaría el trabajo disponible y
conduciría al recorte de personal.” [3]
Para él los tiempos eran esenciales. Sus críticos se oponían a las
condiciones aceleradas que ejercían una presión muy fuerte en los empleados
para que trabajaran a velocidades excesivas. La importancia otorgada a la
productividad y rentabilidad, hizo que algunos gerentes explotaran a
trabajadores y clientes. Por ello, aumentó la cantidad de trabajadores que se
sindicalizaron y que llevó a reforzar el patrón de suspicacia y desconfianza
que caracterizó a las relaciones obrero-patronales.
Las ideas de Taylor a pesar de sus creencias e intenciones, no promovieron
la armonía entre los trabajadores y la dirección, pero fueron de significativa
importancia en cuanto transformaron el pensamiento empresarial y la práctica
industrial de su momento.
Qué se puede aplicar hoy en las organizaciones
La línea moderna de montaje arroja productos terminados a mucha mayor
velocidad de la que Taylor podría haber imaginado jamás. Este milagro de
producción es sólo uno de los legados de la administración científica. Además,
sus técnicas para la eficiencia han sido aplicadas a muchas organizaciones que
no son industriales, desde los servicios del ramo de la comida rápida, hasta la
capacitación de cirujanos. [4]
Los principios descriptos anteriormente no están para nada lejos de los
postulados presentados por los administradores modernos, estudiar la obra de
Taylor resulta fundamental ya que constituye una de las bases, sino la más
importante, de la teoría de la administración moderna.
Hay muchos principios que aún están vigentes tales como la
administración como ciencia, división y especialización del trabajo, la
supervisión funcional, énfasis en la eficiencia, control y el principio de
delegación.
Sus seguidores
La administración científica fundada por Taylor y sus seguidores,
constituye un primer intento de teoría de la administración.
La preocupación por crear una ciencia de la administración comenzó con
la experiencia concreta e inmediata del trabajo de los obreros y con énfasis en
las tareas.
Taylor propuso principios de administración científica que se pueden
resumir en: principio de planificación detallada, de preparación del
trabajador, de control y de ejecución, estableciendo atribuciones y
responsabilidades en la ejecución del trabajo. Taylor descubrió la visión
gerencial de la empresa.
Frederick Taylor tuvo continuadores que hicieron su propio aporte a la
administración científica. Henry Lawrence Gantt (1868-1924) dejó el gráfico de
Gantt muy aplicado aún hoy como instrumento de planificación y control. Además,
desarrolló un sistema de salarios como medio para racionalizar e incentivar.
Frank Gilbreth (1868-1924) y Lilian Gilbreth (1878-1972) introdujeron
el estudio de tiempos y movimientos de los operarios como técnica
administrativa básica y estudiaron los movimientos elementales a los que
llamaron “therbligs”. También realizaron estudios sobre los efectos de la
fatiga en la producción.
Harrington Emerson (1853-1931) propone entre otras cosas:
“Trazar un plan objetivo y bien definido de acuerdo con los ideales,
establecer el predominio del sentido común, fijar normas estandarizadas de
trabajo (...)”.[5]
Fayol y la escuela de la Administración Industrial
y General
Principales Aportes
Fayol que era partidario de la corriente anatomista y fisiologista de
la organización desarrollada en Francia con los trabajadores pioneros de Fayol.
Fayol demuestra una importante sensibilidad para captar, interpretar y
desarrollar las necesidades de esa época, donde fundará La Escuela de la Administración Industrial
y General.
Esta escuela esta formada principalmente por ejecutivos de las empresas
de la época. Algunos de ellos: Henri
Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Uriwick (N. 1891), Luter Gulick,
entre otros. Esta corriente, cuya
preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los
órganos componentes de la organización (departamentos) y de su ínter relaciones
estructurales se denomina teoría clásica.
De allí, el énfasis de anatomía
(estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización. En este sentido, la corriente anatómica y fisiológica
desarrolla un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba
hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución), del todo (organización) hacia
sus partes competentes (departamentos).
La atención se fija en la estructura organizacional, en los elementos
de la administración, es decir en los
principios generales de la administración,
en la departamentalización. Ese
cuidado en la síntesis y en la visión global permite una mejor manera de
subdividir la empresa, centralizando la
dirección en un jefe principal. Fue una
corriente eminentemente teórica y administrativamente orientada. Su principal característica es el énfasis en
la estructura.
Este considera dos tipos de comunicación dentro de la organización: las
descendentes, mediante las cuales el
superior da órdenes a sus subordinados y la ascendentes por medio de las cuales
el subordinado eleve información para la continuación del proceso de tomas de
decisiones. Aunque plantea en unas de
sus trabajos el camino del “puenteo”,
especie de comunicación horizontal la cual admite en oportunidades
sumamente restringidas con conocimientos y aprobación superior y sometidas a un
sistema especial de control.
Dicha escuelas posee los siguientes aportes[6]:
- Desarrolla los primeros estudios y análisis de los aspectos de dirección y administración de las organizaciones.
- Enuncia los 14 clásicos principios de Administración.
- Aplica un concepto de división de la Empresa en áreas y una importante metodología administrativa la cual integra un importante punto de partida para la administración.
El método de Fayol consistió en haber planteado sistemáticamente
conceptos y principios aun vigente, dado
que son aplicables a la alta dirección de las empresas.
La empresa tiene un conjunto de actividades que se definen en seis
funciones básicas y puede ser dividida en seis grupos:
1.
Funciones técnicas, relacionadas con la
producción de bienes o servicios de la empresa.
2.
Funciones comerciales, relacionadas con la
compra, venta e intercambio.
3.
Funciones financieras, relacionadas con la
búsqueda y gerencia de capitales.
4.
Funciones de seguridad, relacionadas con la
protección de los bienes y de las personas.
5.
Funciones contables, relacionadas con los
inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.
6.
Funciones administrativas, relacionadas con
la integración de las otras cinco funciones.
Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás
funciones de la empresa, siempre encima de ellas.
Según Chiavenato, para aclarar lo que son las funciones
administrativas, Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas engloban los
elementos de la administración. Estos
mismos elementos constituyen el proceso administrativo que pueden ser
encontrados en cualquier área de la empresa, es decir, que cada cual desempeña
actividades de planeación, organización, etc. como actividades administrativas
esenciales. Desglosando estos elementos:
1.
Planeación:
involucra la evaluación del futuro y el aprovechamiento en función de él.
2.
Organización:
proporciona todas las cosas útiles al funcionamiento de la empresa y puede ser
dividida en organización material y social.
3.
Dirección:
conduce la organización a funcionar. Su
objeto es alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en el interés
de los aspectos globales.
4.
Coordinación:
armoniza todas las actividades del negocio, facilitando su trabajo y sus
resultados. Sincroniza acciones y adapta
los medios a los fines.
5.
Control:
consiste en la verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de
conformidad con el plan adoptado. Su
objetivo es localizar los puntos débiles y los errores para rectificarlos y
evitar su repetición.
Además, de acuerdo a Fayol la capacidad principal de un operario es la
capacidad técnica en tanto que la capacidad principal del director es la
capacidad administrativa, es decir, cuanto más elevado el nivel jerárquico del
director, más domina esta capacidad. Por
tanto, a medida que se sube en la escala jerárquica la importancia relativa de
la capacidad administrativa aumenta, mientras que la de la capacidad técnica
disminuye.
Aunque la organización es en cierto modo igual a administración, Fayol
hace una distinción sencilla: la administración es un todo del cual la
organización es una de las partes.
Partiendo de esta división puede decirse además que la organización es
una unidad social y una función administrativa.
Como unidad social en las que las personas ínter actúan, se divide en
organización formal, que es aquella basada en una división racional del
trabajo. Es la organización planeada, la
que está en el papel. Por el otro lado,
está la organización informal, que no es más que aquella que surge
espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización
formal. Como función administrativa, la
organización significa el acto de organizar, estructurar e integrar los
recursos y los órganos responsables de ellos, unos con otros.
Todas las ciencias, incluso la administración, se deben basar en leyes.
Fayol trató de definir sus principios generales de la siguiente manera:
1.
División
del trabajo: consiste en la especialización de las tareas.
2.
Autoridad
y responsabilidad: la primera es el derecho de dar órdenes, la otra es una
consecuencia natural de la primera.
Ambas deben estar equilibradas.
3.
Disciplina:
depende de la obediencia a los acuerdos establecidos.
4.
Unidad de
mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.
5.
Unidad de
dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un
mismo un mismo objetivo.
6.
Subordinación
de los intereses individuales a los intereses generales.
7.
Remuneración
del personal: debe haber una justa y garantizada retribución para los empleados
y para la organización.
8.
Centralización:
se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la
organización.
9.
Jerarquía
o cadena escalar: es la línea de autoridad que va del escalón más alto al más
bajo.
10.
Orden: un
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
11.
Equidad:
amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.
12.
Estabilidad
y duración (en un cargo) del personal: la rotación tiene un impacto negativo
sobre la eficiencia de la organización.
13. Iniciativa: la capacidad de visualizar un
plan y de asegurar su éxito.
14. Espíritu de equipo: la armonía y la unión
entre las personas constituyen grandes
fuerzas para la organización, en una
palabra son las bases de la administración. [7]
[1] CHIAVENATO, Idalberto, Introducción
a la Teoría General
de la Administración;
Cuarta Edición. Bogotá, Mc Graw Gill, 1997. pp. 26-27
[2] STONER, James;
FREEMAN, Edward; GILBERT, Daniel; Administración; sexta edición; Pearson
Educación, México, 1996, p. 29
[3] STONER, J., FREEMAN, E. y GILBERT, D.,
Op. Cit, p.37.
[4] ESCALONA, Iván, Frederick Winslow Taylor - Padre De La Ingeniería Industrial, México, Unidad Profesional Interdisciplinaria
de Ingeniería y Ciencias Sociales y Administrativas.
[5] ALVAREZ, Héctor Felipe; Principios
de administración; 2ª edición; Ediciones Eudecor; 2000; Argentina; p.51.
[6] ALVAREZ, Héctor Felipe; Principios
de administración; 2ª edición; Córdoba, Ediciones Eudecor; 2000. p.56