·
Evolución Histórica del proceso de
planificación
Surge basada en la
ley de justas proporciones durante el período de la post- guerra
(1948). Se aplica y se produce así el plan Marshall (Programa de recuperación). Además
podemos decir que nace de la necesidad que el hombre tubo de prever acontecimientos
futuros para evitar que los mismo causaran un retraso en el desarrollo de sus
metas y objetivos.
·
Definiciones
La planificación
desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:
·
George Terry
“La planificación
es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para
formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales”.
·
Idalberto Chiavenato
“La planificación
es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al
desempeño de la empresa”.
·
David Ewing
“La planificación
es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no
sucederían”.
La planificación es aquella que se encarga de organizar los objetivos a alcanzar, evaluar
los escenarios y tratar estrategias, tomando decisiones a seguir para
un determinado.
La planificación es la primera función administrativa porque sirve de
base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuales son
los objetivos para alcanzarlos; por lo tanto, es un modelo teórico para actuar
en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar
los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.
·
Ventajas de la planeación:
1. Minimiza riesgos.
2.
Señala necesidades de cambios futuros.
3.
Obliga a la visualización de un todo.
4.
Proporciona una base para el control.
5.
Requiere actividades con orden y
propósito.
6.
Busca lograr objetivos con eficacia y
eficiencia.
·
Desventajas de la planeación
1. La planeación está limitada por la exactitud de la información ar
los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. n e svc
2. Es costosa.
3. Tiene barreras
psicológicas.
4.
Ahoga la iniciativa, algunos creen que la
planeacion obliga a los gerentes a una forma rigida de ejecutar su trabajo.
1.
Crea insertidumbre de hechos futuros.
2.
Tiene un limitado valor práctico, algunos
afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sio que son más
prácticos otros medios.
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·
El tiempo y la planeación
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a
menuda brilla por su ausencia, es expprimido por la sorecarga diaria o se
diluye en actividades rutinarias.
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tien la
capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensabe
planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del
que disponemos.
·
Alcances de la planificación:
1.
Ser capaz de alcanzar los objetivos
deseados.
2.
Realizar una buena conexión entre el
entorno y os recursos de la organización.
3.
Debe ser factible, apropiada y oportuna.
1.
Sercapaz de proporcionar a la organización
una guia y directrices de acción.
2.
Ser dinámica, flexible y capaz de
adaptarse a las situaciones cambiantes.
3.
Ser única y sostenible en el tiempo.
4.
Debe ser integral y capaz de unir los
planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuesto a corto plazo y
planes operativos.
·
Principios de la planeación
1.
Principio de la UNIVERSALIDAD: La
planeacion debe comprender suficiente cantidad factores como tiempo, personal,
materia, presupuesto, etc. De tal maera que al desarrollar el plan sea
suficiente.
2. Principio de FACTIBILIDAD: Lo que se planee debe ser
realizable. La
planeación debe adaptarse a la realidad.
3.
Principio de RACIONALIDAD: Todos y
cada uno de ls planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener
unos objetivos que pueden lograrse y también los recursos necesarios para
lograrlos.
4.
Principio de COMPROMISO: El
tiempo es un factor de crucial importancia cruando se estça definiendo un plan,
por eso debe determinarse con mucha precición, sin que ello indique que en las
empresas haya un tiempo estándar para planear.
5.
Principio de FLEXIBILIDAD: Los planes
deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, deben
caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y
cirscunstancias de carácter exógeno que puendan presentarse.
6.
Principio de CONTINUIDAD: Los
planes deben formularse teniendo en cuento el anterior, de manera que se
enviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con
las metas globales de la organización.
7.
Principio de PRECISIÓN: Los planes
que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas,
inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones específicas,
concretas y definidas.
8. Principio de UNIDAD: Los componentes de un plan deben ser
independientes entre ellos, encaminados a un mismo fin. Los planes deben
considerarse jerárquicamente hasta formar uno solo.
9.
Principio de FACTOR LIMITANTE: En la
planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente
habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar
el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa.
10. Principio de INHERENCIA: La programación es necesario en
cualquier organización humana y propia de la administración.
·
Clases de planificación:
Planificación
estratégica: está diseñada para satisfacer las metas generales de la
organización. La planificación estratégica es planificación a largo plazo que
enfoca a la organización como un todo.
Planificación
Operativa: muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el
que hgacer diario. La planificación operativa consiste en formular planes a
corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización.
·
Elementos de la planificación
La planificación
propiamente dicha está integrada por los siguientes elementos:
·
Diagnóstico de la realidad que se
estudiará.
·
Identificación y descripción del tema o
problema.
·
Formulación de Objetivos.
·
Determinación de las metas.
·
Metodología.
·
Ejecución y Evaluación.
Cabe
destacar que, la planificación es esencial para el adecuado funcionamiento de
cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y
cambios en el futuro, y se establecen las medidas necesarias para
afrontarlas. incluso es posible aplicarla en todos los ámbitos como el militar,
el educativo, el científico, el administrativo, entre otros.
Ø Etapas o fases de la planificación:
1.
Determinación
de Objetivos o Diagnóstico de la realidad.
Este
es el primer paso de la planificación
2.
Recopilación
de antecedentes.
Es
importante reunir toda la información posible, antecedentes, estadísticas y
datos que sean relevantes para la formulación del plan.
3.
Análisis
y Clasificación de los antecedentes
Una
vez recopilada la información, se examina para establecer su veracidad y el
grado en que interesa para el objetivo buscado. Al mismo tiempo se debe
clasificar y ordenar.
4.
Formulación
de supuestos.
En
todo plan conviene analizar estas premisas desde diversos escenarios.
Un
escenario realista o convencional, un escenario optimista y un escenario
pesimista.
Al
formular supuestos conviene distinguir aquellos basados en variables
controlables por la empresa y los no controlables.
5.
Formulación
de planes alternativos.
Es
conveniente considerar varias alternativas para lograr el objetivo planteado,
dependiente de los recursos con que se cuenta, las condiciones requeridas para
su éxito y en general de los supuestos en que se basan las alternativas.
6.
Determinación
del plan definitivo.
Aunque
es útil contar con un buen número de alternativas posibles, es necesario y
definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base más probable.
Esto
no significa descartar las demás alternativas, sino tan solo tener como
orientación fundamental un plan.
Las
alternativas servirán para tenerlas presente ante posibles desviaciones.
7.
Medición
de avance del plan
Todo
plan debe ser controlado durante su ejecución y no solo al término, para poder
implementar las acciones correctivas necesarias.
Ø Características de la planeación
- La
planeación es un proceso permanente y continuo.
- La
planeación está siempre orientada hacia el futuro.
- La
planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones.
- La
planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas
- La
planeación es sistémica.
- La
planeación es una técnica cíclica.
- La
planeación es una función administra tica que interactúa con los demás.
- La
planeación es una técnica de coordinación e integración.
- La
planeación es una técnica de cambio e innovación.
Objetivos o metas de la planificación
El
objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y
razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y
cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y
efectiva. Así como también:
·
Dirigir: Definir los objetivos de la organización, las metas
a alcanzar, fijando el momento, las personas y las estrategias precisas.
·
Integrar: Integrar el conocimiento y la capacidad creativa de
las personas para tomar las mejores decisiones; integrar todos los objetivos,
planes y acciones de modo que cada función, departamento y responsable estén
alineados a la estrategia de la organización.
·
Comunicar: proporcionar comunicación formal eficiente de toda
la información relevante, integrando los flujos provenientes del ambiente
externo, y trasversal a través de las
funciones y departamentos.
·
Controlar: Mantener todas las partes de la organización
dentro del camino señalado, verificando que todas las decisiones y acciones
estén coordinadas, situadas en el tiempo y ejecutadas como se proyectó; y por
ultimo instaurar un feedback para conseguir un rendimiento futuro mejor.
Importancia de la planeación
La planeación es una
empresa es de vital importancia, ya que esto ayudará a que tengan prolongación
en el tiempo y alcancen su éxito sostenible. Las empresas que tienen una
adecuada planeación logran muchos objetivos que se trazan, ya que es una de las
funciones más importantes de la administración en cualquier nivel.
Vinculación con las organizaciones
La planificación cumple
dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo.
El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo loa
incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias
de acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la
planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.
Lógica General de la Planificación
·
Equilibrar la racionalidad
conceptual y la racionalidad práctica.
·
Articular de manera eficaz el
análisis, la formulación y la implementación de la estrategia.
·
Dotar de mayor flexibilidad interna
(menos burocracia) al sistema de planificación.
·
Dar una mayor valorización al rol
estratégico respecto al presupuesto y al control.
·
El proceso debe implementar
instrumentos y técnicas.
Políticas
Las políticas son guías para
orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que observar
en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez
dentro de una organización.
Las
políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de
objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido
establecidas en función de éstas. Las políticas son flexibles, determinan
límites más amplios y que permiten mayor iniciativa por parte de la persona que
realiza la acción.
Las
políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:
ü
Facilitan la delegación de
autoridad.
ü
Motivan y estimulan al personal, al
dejar a su libre atributo ciertas decisiones.
ü
Contribuyen a lograr los objetivos
de la empresa.
ü
Indican al personal cómo debe
actuar en sus operaciones.
ü
Facilitan inducción al nuevo
personal.
ü
Otorgan un margen de libertad para
tomar decisiones en determinadas actividades.
Planes
Un
plan es un programa de actuación que consiste en aclarar en lo que pretendemos
conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo.
Esta
programación se plasma en un documento de consenso donde concretamos los
grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión
excelente.
Objetivos:
ü
Trazar un mapa de la organización que
nos señale los pasos para alcanzar nuestra visión, convertir los proyectos en
acciones.
ü
Afirmar la organización, buscar el
compromiso de todos.
ü
Distribuir lo mejor de la organización.
¿QUÉ SE LOGRA CON UN PLAN?
-Visión,
misión, proposiciones, objetivos, plan de acción. Permitir cumplir paso a paso
las estrategias para cumplir el objetivo planteado.
Programas
Una
vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario
elaborar un programa, el cual puede definirse como:
Un
esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que
habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecución.
Un
programa estable la ejecución completa de las actividades.
Toma de decisiones estratégicas.
Es
el proceso mediante el cual se realiza una elección entre alternativas o formas
para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en
diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.
La
toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las
disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aun
cuando no se evidencie un conflicto latente).
