LA PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN

·         Evolución Histórica del proceso de planificación 

Surge basada en la ley de justas proporciones durante el período de la post- guerra (1948). Se aplica y se produce así el plan Marshall (Programa de recuperación). Además podemos decir que nace de la necesidad que el hombre tubo de prever acontecimientos futuros para evitar que los mismo causaran un retraso en el desarrollo de sus metas y objetivos. 

·         Definiciones  

La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:  

·         George Terry 

“La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones  respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales”.  

·         Idalberto Chiavenato 

“La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa”. 

·         David Ewing  

“La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían”.  

La planificación es aquella que se encarga de organizar los objetivos a alcanzar, evaluar los escenarios y tratar estrategias, tomando decisiones a seguir para un determinado.  

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuales son los objetivos para alcanzarlos; por lo tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.  

·         Ventajas de la planeación:  

1.      Minimiza riesgos. 

2.      Señala necesidades de cambios futuros. 

3.      Obliga a la visualización de un todo. 

4.      Proporciona una base para el control. 

5.      Requiere actividades con orden y propósito.  

6.      Busca lograr objetivos con eficacia y eficiencia.  

·         Desventajas de la planeación 

1.    La planeación está limitada por la exactitud de la información ar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.  n e   svc 

2.    Es costosa. 

3.    Tiene barreras psicológicas.  

4.    Ahoga la iniciativa, algunos creen que la planeacion obliga a los gerentes a una forma rigida de ejecutar su trabajo. 

1.    Crea insertidumbre de hechos futuros.  

2.    Tiene un limitado valor práctico, algunos afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sio que son más prácticos otros medios.  

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·         El tiempo y la planeación  

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menuda brilla por su ausencia, es expprimido por la sorecarga diaria o se diluye en actividades rutinarias. 

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tien la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensabe planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.  

·         Alcances de la planificación: 

1.      Ser capaz de alcanzar los objetivos deseados. 

2.      Realizar una buena conexión entre el entorno y os recursos de la organización. 

3.      Debe ser factible, apropiada y oportuna. 

1.      Sercapaz de proporcionar a la organización una guia y directrices de acción.  

2.      Ser dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes. 

3.      Ser única y sostenible en el tiempo. 

4.      Debe ser integral y capaz de unir los planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuesto a corto plazo y planes operativos.  

·         Principios de la planeación  

1.      Principio de la UNIVERSALIDAD: La planeacion debe comprender suficiente cantidad factores como tiempo, personal, materia, presupuesto, etc. De tal maera que al desarrollar el plan sea suficiente. 

2.      Principio de FACTIBILIDAD: Lo que se planee debe ser realizable. La planeación debe adaptarse a la realidad.  

3.      Principio de RACIONALIDAD: Todos y cada uno de ls planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que pueden lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.  

4.      Principio de COMPROMISO: El tiempo es un factor de crucial importancia cruando se estça definiendo un plan, por eso debe determinarse con mucha precición, sin que ello indique que en las empresas haya un tiempo estándar para planear.  

5.      Principio de FLEXIBILIDAD: Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y cirscunstancias de carácter exógeno que puendan presentarse.  

6.      Principio de CONTINUIDAD: Los planes deben formularse teniendo en cuento el anterior, de manera que se enviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organización. 

7.      Principio de PRECISIÓN: Los planes que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones específicas, concretas y definidas. 

8.      Principio de UNIDAD: Los componentes de un plan deben ser independientes entre ellos, encaminados a un mismo fin. Los planes deben considerarse jerárquicamente hasta formar uno solo.  

9.      Principio de FACTOR LIMITANTE: En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. 

10.  Principio de INHERENCIA: La programación es necesario en cualquier organización humana y propia de la administración. 

·         Clases de planificación: 

Planificación estratégica: está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización. La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. 

Planificación Operativa: muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el que hgacer diario. La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización.  

·         Elementos de la planificación 

La planificación propiamente dicha está integrada por los siguientes elementos: 

·         Diagnóstico de la realidad que se estudiará. 

·         Identificación y descripción del tema o problema. 

·         Formulación de Objetivos. 

·         Determinación de las metas. 

·         Metodología. 

·         Ejecución y Evaluación.  

Cabe destacar que, la planificación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios en el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. incluso es posible aplicarla en todos los ámbitos como el militar, el educativo, el científico, el administrativo, entre otros.

Ø Etapas o fases de la planificación:

1.      Determinación de Objetivos o Diagnóstico de la realidad.

Este es el primer paso de la planificación

2.      Recopilación de antecedentes.

Es importante reunir toda la información posible, antecedentes, estadísticas y datos que sean relevantes para la formulación del plan.

3.      Análisis y Clasificación de los antecedentes

Una vez recopilada la información, se examina para establecer su veracidad y el grado en que interesa para el objetivo buscado. Al mismo tiempo se debe clasificar y ordenar.

4.      Formulación de supuestos.

En todo plan conviene analizar estas premisas desde diversos escenarios.

Un escenario realista o convencional, un escenario optimista y un escenario pesimista.

Al formular supuestos conviene distinguir aquellos basados en variables controlables por la empresa y los no controlables.

5.      Formulación de planes alternativos.

Es conveniente considerar varias alternativas para lograr el objetivo planteado, dependiente de los recursos con que se cuenta, las condiciones requeridas para su éxito y en general de los supuestos en que se basan las alternativas.

6.      Determinación del plan definitivo.

Aunque es útil contar con un buen número de alternativas posibles, es necesario y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base más probable.

Esto no significa descartar las demás alternativas, sino tan solo tener como orientación fundamental un plan.

Las alternativas servirán para tenerlas presente ante posibles desviaciones.

7.      Medición de avance del plan

Todo plan debe ser controlado durante su ejecución y no solo al término, para poder implementar las acciones correctivas necesarias.

Ø Características de la planeación

•   La planeación es un proceso permanente y continuo.
•   La planeación está siempre orientada hacia el futuro.
• La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones.
• La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas
• La planeación es sistémica.
• La planeación es una técnica cíclica.
• La planeación es una función administra tica que interactúa con los demás.
• La planeación es una técnica de coordinación e integración.
• La planeación es una técnica de cambio e innovación.

Objetivos o metas de la planificación

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.  Así como también:

·         Dirigir: Definir los objetivos de la organización, las metas a alcanzar, fijando el momento, las personas y las estrategias precisas.

·         Integrar: Integrar el conocimiento y la capacidad creativa de las personas para tomar las mejores decisiones; integrar todos los objetivos, planes y acciones de modo que cada función, departamento y responsable estén alineados a la estrategia de la organización.

·         Comunicar: proporcionar comunicación formal eficiente de toda la información relevante, integrando los flujos provenientes del ambiente externo, y trasversal  a través de las funciones y departamentos.

·         Controlar: Mantener todas las partes de la organización dentro del camino señalado, verificando que todas las decisiones y acciones estén coordinadas, situadas en el tiempo y ejecutadas como se proyectó; y por ultimo instaurar un feedback para conseguir un rendimiento futuro mejor.

Importancia de la planeación

La planeación es una empresa es de vital importancia, ya que esto ayudará a que tengan prolongación en el tiempo y alcancen su éxito sostenible. Las empresas que tienen una adecuada planeación logran muchos objetivos que se trazan, ya que es una de las funciones más importantes de la administración en cualquier nivel.

Vinculación con las organizaciones

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo loa incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.

Lógica General de la Planificación

·         Equilibrar la racionalidad conceptual y la racionalidad práctica.

·         Articular de manera eficaz el análisis, la formulación y la implementación de la estrategia.

·         Dotar de mayor flexibilidad interna (menos burocracia) al sistema de planificación.

·         Dar una mayor valorización al rol estratégico respecto al presupuesto y al control.

·         El proceso debe implementar instrumentos y técnicas.

  Políticas

Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de éstas. Las políticas son flexibles, determinan límites más amplios y que permiten mayor iniciativa por parte de la persona que realiza la acción.

Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:

ü  Facilitan la delegación de autoridad.

ü  Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre atributo ciertas decisiones.

ü  Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

ü  Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.

ü  Facilitan inducción al nuevo personal.

ü  Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

Planes

Un plan es un programa de actuación que consiste en aclarar en lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo.

Esta programación se plasma en un documento de consenso donde concretamos los grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión excelente.

Objetivos:

ü  Trazar un mapa de la organización que nos señale los pasos para alcanzar nuestra visión, convertir los proyectos en acciones.

ü  Afirmar la organización, buscar el compromiso de todos.

ü  Distribuir lo mejor de la organización.

¿QUÉ SE LOGRA CON UN PLAN?

-Visión, misión, proposiciones, objetivos, plan de acción. Permitir cumplir paso a paso las estrategias para cumplir el objetivo planteado.

Programas

Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos  aquellos eventos involucrados en su consecución.

Un programa estable la ejecución completa de las actividades.

Toma de decisiones estratégicas.

Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.

La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente).